Vill du autokrata (d vs genomföra) ett evenemang? Det behöver inte alltid vara så svårt, men det finns några punkter som bör (eller t om måste) följas.
- Det första du behöver göra är att kontrollera att du betalat medlemsavgiften så att du är medlem. Endast medlemmar kan arrangera evenemang för Styringheim.
- Därefter bör du kontakta styrelsen (via styrelsen@styringheim.se eller Facebook) och meddela att du är intresserad av att vara autokrat. Det kan antingen vara ett litet endagsevenemang, ett av Styringheims fasta evenemang (d vs Medeltidsveckan eller Luciafesten, Storstyringkampen autokratas alltid av baronparet), något annat traditionellt evenemang (exempelvis Gourmé eller Päronkriget) eller ett evenemang för Nordmark eller Drachenwald.
- Om styrelsen tycker att det låter som en bra idé (vilket är sannolikt) kommer du nu bli ombedd att göra en budget, ta fram en annons samt ordna fram en autokratgrupp (se mer information längre ner).
- Kontrollera Drachenwalds kalender så att tänkta datumet inte krockar med ett kungadömesevent (krontornering, kröning eller universitet), eftersom det automatiskt innebär avslag. Kollisioner med andra geografiskt närliggande event bör också undvikas. Det är inte heller någon nackdel att kolla med sittande baronpar om de kan det tänkta datumet, om du önskar att de skall vara närvarande.
- Kontakta hemsnidaren för att få en sida för evenemanget. Du behöver inte ha all information färdig, men det är bra att efterfråga en adress till en sida som kan inkluderas i annonsen.
- När du har all information återkommer du med denna till styrelsen MER ÄN tre månader före evenemanget. Drotsen måste nämligen skicka in annonsen till Drachenwalds nyhetsbrev ”Dragons Tale” minst tre månader i förväg för att evenemanget skall bli officiellt, och styrelsen behöver tid att godkänna budget och annons innan dess.
- Nu är det dags att göra alla förberedelser tillsammans med din autokratgrupp. Håll gärna kontakt med styrelsen/kassören under tiden, annars är det mesta upp till dig.
Budget
Budgeten varierar beroende på eventets storlek, men några saker som nästan alltid är bra att ha med i beräkningarna:
- Lokalhyra
- Kostnad för mat (ta hjälp av din matokrat för detta)
- Bensin för transporter (dels för dig själv, och dels för transporter av prylar/bord/bänkar/tält som kan behövas)
- Förbrukningsvaror (sopsäckar, toapapper, tvål, rengöringsartiklar)
- Dekoration
- Övrigt som du önskar inkludera i eventet, exempelvis kostnader kring föreläsningar/kurser
Gör en budget som visar på intäkter och kostnad för olika antal deltagare, exempelvis 10, 20, 40, 60, 80 och 100 deltagare. Detta hjälper dels till att sätta en brytpunkt för minsta antal deltagare, men också hur stor eventavgiften behöver vara för att gå +/-0. Räkna med att alla deltagare är fullt betalande, eventuella rabatter eller efterskänkningar av eventavgifter för b la kronor hanteras av styrelsen/kassören och skall inte påverka budgeten. OBS! Eventuell sänkt eventavgift för barn skall ingå i budgeten, och det är upp till autokraten att bestämma brytpunkter. Traditionellt har barn under 3 alltid gått gratis, och reducerad event-avgift för barn under 12. Vanligtvis brukar icke SCA-medlemmar få betala 50-100kr extra, vilket också är upp till autokraten att besluta om. Likaså kan autokraten besluta om att ha en förseningsavgift vid anmälan och/eller betalning efter ett visst datum.
Autokratgrupp
Små event går att arrangera på egen hand, men det är nästan alltid lättare att vara flera. Den första person du bör inkludera i en eventuell autokratgrupp är en matokrat (d vs den person som ansvarar för maten). Denna person bör b la få tycka till om matlagningsmöjligheterna i lokalen, vilken mat som skall serveras och vilken matbudget som behövs.
Utöver matokrat, bör du kontakta en marsk om det skall förekomma någon form av stridskonst, samt personer ansvariga för andra delar du önskar delegera (exempelvis kommunikatör för att göra annons, marknadsföra eventet eller svara på frågor, dekorationsansvarig för att piffa upp sajten, o sv).
Annons
För att evenemanget skall bli officiellt, måste en annons skickas till Drachenwalds nyhetsbrev ”Dragons Tale”. Detta görs av drotsen, men det är autokraten som ansvarar för att skriva annonsen och sedan ”peta på” drotsen så att det blir gjort.
Annonsen måste innehålla (på engelska):
- Namn på eventet
- Dag och tid
- Plats/adress
- Vem som är ansvarig, med mailadress
- En kort beskrivning
- Kostnad för eventet
- Hur man anmäler sig
- En länk till en sida för mer information (rekommenderat, ej krav)
Lokal/plats
Det finns få krav kring lokal. Vi har haft evenemang i bygdegårdar, ett tält i ett änge, scoutgårdar, källare, kvarterslokaler och många andra ställen. Det viktiga är att vara tydlig med vad deltagarna kan förvänta sig. Samt att autokraten tänker igenom vilka kostnader som är förenade med valet av lokal. En checklista över saker som kan vara bra att ha i åtanke vid valet av lokal:
- Hur många ska få plats
- Finns det övernattningsmöjligheter
- Finns det duschar för fighters
- Kommer det hållas några föreläsningar
- Kan man laga bankettmat på plats
- Finns det bord och stolar
- Behövs det extra uppvärmning
- Finns det plats för fighting
- Är det mitt ansvar att lösa transporter
- Finns det plats för ett hov
Övrigt
Övriga punkter som kan vara bra att tänka igenom eller kolla upp i förväg:
- Hur lång tid vill jag att banketten skall pågå
- Vem ansvarar för inköpen (gör inte bara ett antagande, se till att det blir beslutat)
- Var gör jag av soporna efter evenemanget/har jag köpt in sopsäckar
- Hur gör jag med städningen
- Har jag avdelat en skogräns så jag slipper skura hela lokalen från lera
- Hur ser schemat ut, när vill baronparet ha sitt hov
- Ska det vara fighting, har jag en marsk och en sjukvårdskunnig på plats